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大学ボカロ部勉強会のでき方

2019.03.29(10:28) 369

大学ボカロ部合同勉強会というのを、去年の12月初めに主催しました。そのときに実際にやったことを時系列でまとめておきますので、何かの参考になれば。

【準備段階】
1.企画立案
Twitterで「大学ボカロ部を集めて勉強会をしたい」という話をした。中身はさっぱり決まっていない

その後、何となく「登壇者が数人いて、講義+質疑応答形式の会にしよう」という構想を練った。

勉強会の形式としては

・講義形式:教えるほうと教わるほうが明確に分かれていて文字・音声で情報を伝える。情報伝達が一方的。すでに確立した情報や体系的知識を伝達するのに向いている。
・討論形式:ある議題について二つの立場に分かれて議論する。答えがまだ定まっていない、もしくは複数あり得るものに関して一応の結論を出すのに向いている。
・ワークショップ形式:実際に作業をして、その手法やコツを実践的に伝える。芸術・工業的な技能・知識の伝達に向いているが、予算と時間がかかる。
・グループディスカッション形式:ある議題について小規模なグループを複数作り、各グループで調査・議論を行う。答えが見つかっていない問題について複数の答えを導き出すのに向いている。教える側のコストは低いが、現場のコントロールは案外難しい

などいろいろあるが、今回は一番簡単なモノ。

2.目的設定
私の中では、早い段階で合同勉強会を開催する目的を設定していた。

・問題意識
大学ボカロ部はその継続年数が短く、また人数規模も少ないため、そもそも技術・文化の醸成が難しく、醸成したものの継承も上手にできない

・目標設定
複数の大学ボカロ部が合同で勉強会を行うことで、技術・文化を共有し、互いにフォローアップしたい。

こういう流れ。単独の団体では、初めてやることはノウハウがなくて難しいし、やってきたことが個人の力に依存していたりすると、その人が卒業したら次年度以降続行できなくなるということもあって、問題となっていた。

そこで、バーチャルライブ経験談体に話を聞くことで初めてバーチャルライブをするときの参考にしたり、全体に共有することで資料を残すこと・できる人を増やすことが文化・技術の継承につながったりしたら良いなという狙いを定めた。

今回はメインの目標ではなかったが、飲み会等での人間的な交流とは別に、勉強会を開くことで専門的な話のできる交流も欲しかったというのはあった。楽しいことに加えて真面目なのも欲しいということ。

3.大まかな時期設定(3か月前~)
各大学ごとにイベントがあってそれぞれ忙しいと思うので、その間を縫う時期を大まかに狙っていった。

10月11月は各大学の文化祭が多く開催されるし、年末年始は厳しい。2月末になると試験もあるので、今回は12月上旬ということになった。

4.会場募集(3か月前~)
実地開催+生放送を予定していたので、会場をとらねばならない。予算0・来場者数予測等からどこかの大学の会議室が良いだろうということになった。この時点で話にのってきている人々が関西勢だったため、大阪京都開催なのはほぼ確定だった。

大阪工業さんがいけそうだったので、会場手配を御願いしました。

5.登壇者・講座募集(3か月前~)
これがあつまらないと何も起きないので、これを募集。どうも「私が主催である」というところが心理的ハードルを押し上げていたっぽいので、フォローする。なんとなく講座内容の例を示したりしながら一応数人確保。

登壇者が大学ボカロ部員である必要は特にないが、その辺のこだわりは好きにすればOK。

保障として、突然のキャンセルなどがあった場合に備えて、私のほうで3講座ほど練っておきました。これで当日急に2人来れなくなってもつなぐことができるというリスク回避。

6.開催日時の推定(2か月前~)
講座の数から開催時間を推定。

会場から開演まで1時間ほど(準備・設営等の時間)
1講座45分+休憩・転換時間15分を想定
終演から退室まで1時間ほど(片付けの時間)

開錠→設営→開場→開演(オープニング)→講座1→講座2→中休み→講座3→講座4→終演(エンディング)→片付け→施錠

として合計6時間ほどと推定。1講座45分という数字は、過去の経験から「30分ではしゃべり切れないが、1時間喋るのは初めてプレゼンするには長すぎるだろう」ということで設定しました。

実際には1時間以上しゃべりたい人が多かったみたいなので、見直しも検討すべき。

逆に、30分でも長いという人向けに、時間調整用の短い発表(LT)枠を設けてもいいのかもしれない。もちろん、時間を均等に配分する必要は特にない。

日程は12月上旬ということでした。普通に授業があるので土日確定。

これでやっと会場を押さえるのに必要な情報がそろいました。

12月上旬の土日・6時間ほど。

これで問い合わせてもらいました。

7.会場確定・設備確認(会場確定次第)
開場が確定します。

会場の
・規模
・ネット環境
・飲食可否
・音響設備
・プロジェクター
等を確認し、ない場合は持っていきます。

これらはやりたいこと次第で必要なものが変わるはずなので、状況に応じて確認するべし。

プロジェクターは特にDVI接続なのかHDMI接続なのかとか、そういうところを確認しないと当日繋げなくて泣くことになる。

8.コンテンツ作成(1, 2か月前~)
もちろん早めからやっておいた方がいいが、発表のためのパワポ・台本を各自作成。

配信・投影の関係上、当日使うPCは1台だけで、発表者ごとに繋ぎなおしたりはしないため、パワポでデータを送るのではなくてPDF化して集めた。アニメーションはつけられないが、環境が違っても画面は崩れない。

各自発表練習をやって時間を測定しておいてもらうと、当日のリスケジュールがやりやすい。

9.来場者募集(2週間前~)
講座を聞く人を募集する。使ったのはツイプラ。これは会場がおさえられた瞬間にもう出していい。

もしくは企画が大まかに決まってから一度、来場者数推定のために事前に募集しておいて、それを参考に会場をおさえて、再度募集でもいいと思う。

募集範囲はボカロ部員・大学生・範囲指定なし等、勉強会のコンセプトにより決めよう。

10.事前打ち合わせ(1週間前ほど)
本番が近くなってきたら、音声通話で打ち合わせをします。打ち合わせといってもほぼ最終確認で、ここで新しく何かを決めるとかいうことはない。

11.事前告知生放送(前日・直前の休日)
本番が近くなってきたら、一般向けに生放送で内容説明を行う。やらなくてもいい。

ここまでが前準備。長い。

【当日】
ほぼ予定通りに進行。講座間の15分は私がコメントしたりなんだりでラジオ風につないだ。

生放送にはPCのプレゼン画面と音声のみが載る。

質疑応答は活発でとても良かった。生放送のコメントからの質問も随時拾っていこう。

時間には厳しく。定時に人が集まってなくても開始。話が終わってなくても講座は時間を過ぎれば終わる。遅刻等があるときのためにいつでも予定変更できるようにスタンバイをしておく等々、フレキシブルに対応する。

以上が今回の流れ。スケジューリングは「1か月締め切りが遅れても大丈夫」というくらい余裕をもって行うべし。

今回は保険に保険を重ねて、発表者確保→開場確保→来場者募集という風にしたが、「開催は確定している」という場合は開場確保→来場者募集→発表者確保でもいいかもしれない。
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